Administratie opzetten, wat komt er allemaal bij kijken?

Boekhouden, niet veel ondernemers worden hier erg blij van.

Maar het is wel heel belangrijk om een goede administratie op te zetten en bij te houden, bij voorkeur digitaal. Dit is niet alleen belangrijk omdat jij als ondernemer wettelijk verplicht bent om een goede administratie bij te houden en te bewaren. Maar het helpt je ook om op tijd nieuwe ontwikkelingen te voorzien, waarop jij weer kunt inspelen en op het juiste moment beslissingen kunt nemen. Eigenlijk leg je met een administratie vast wat er allemaal in jouw onderneming gebeurt en hou je het overzicht.

Het is belangrijk om direct te beginnen met het opzetten van een administratie, zelfs als je onderneming nog niet eens van start is gegaan.

 

Voordat je start

Misschien begin jij wel met het investeren aan de start van je business in bedrijfsmiddelen zoals bijvoorbeeld een laptop, bureau of inventaris. Omdat de kosten mogelijk fiscaal aftrekbaar zijn en je de btw kunt terugvragen, moet je de facturen en gegevens van de aankopen goed bewaren! Zo heb jij of je boekhouder bij de aangifte inkomstenbelasting altijd je investering in beeld.

Als jij het serieus en goed wilt aanpakken is het zeker aan te raden om direct na je inschrijving bij de KvK een zakelijke rekening te openen. Op deze manier kun jij je administratie scheiden van het geld dat je privé ontvangt en uitgeeft. Op deze manier kun je ook in een oogopslag zien hoe het ervoor staat met je zakelijke inkomsten en uitgaven, ook wel zo prettig.

 

Wat hoort er allemaal bij je administratie?

De Belastingdienst stelt een paar eisen aan je administratie. Het daarom dan ook goed om die eisen te kennen voordat je begint met het opzetten van je administratie.

Zo is er bijvoorbeeld een bewaarplicht en moet je een aantal onderdelen verplicht bijvoegen, denk aan:
– het grootboek
– de debiteuren- en crediteurenadministratie
– de voorraadadministratie
– de in- en verkoopadministratie

Kijk voor meer informatie over de eisen van de Belastingdienst op: Belastingdienst – een administratie opzetten

 

Opzetten van je administratie

Ik kan het zeker aan raden om direct vanaf het moment dat jij je administratie opzet, zorgvuldig te werk te gaan.

Zo voorkom je dat je het overzicht kwijt raakt zodra je met meer facturen, contracten en bonnetjes te maken krijgt. Dit betekent dat je verschillende ordners gebruikt en dat je verschillende mappen op je computer of laptop aanmaakt. Officieel moet je namelijk gegevens bewaren in de vorm waarin je ze hebt ontvangen. Wat je digitaal hebt ontvangen moet je digitaal bewaren, wat je op papier hebt ontvangen moet je op papier bewaren. Wat je op papier hebt ontvangen mag je natuurlijk wel gewoon digitaliseren.

Een gemiddelde administratie kan overzichtelijk worden verdeeld over vijf ordners.

  1. Inkoop: inkomende facturen
  2. Verkoop: uitgaande facturen
  3. Bonnetjes: alle (kassa)bonnetjes en eventueel ook papieren bankafschriften
  4. Belasting: gegevens en aangiftes voor de btw en de inkomstenbelasting, maar ook (indien relevant) modelovereenkomsten
  5. Documenten: offertes, contracten en vergelijkbare juridische documenten die van toepassing zijn op de gemaakte afspraken met jouw klanten, opdrachtgevers en leveranciers

 

Boekhouden in Excel of online boekhoudprogramma

Veel ondernemers kiezen ervoor om zelf hun boekhouding in Excel bij te houden of om uit te besteden aan een boekhouder/accountant. Maar naast Excel en boekhouder/accountant is er nog een derde optie: eenvoudig online boekhouden met een online boekhoudprogramma.

Hiervoor kan en wil ik je heel graag het online boekhoudprogramma Acumulus van SIEL ONLINE aanraden! Ik werk hier zelf ook mee en ben hier echt onwijs over te spreken!

En het allermooiste is nog dat jij als member van VA Platform korting krijgt op je abonnement omdat SIEL ONLINE een partner is van ons! Kijk voor meer informatie op: Partner – SIEL ONLINE (Acumulus)

 

Urenadministratie

Ook is het héél goed en slim om een urenadministratie bij te houden, zeker als je net voor jezelf bent begonnen of wanneer je parttime werkt. Een goede urenregistratie zorgt voor inzicht in hoeveel uur je aan welke werkzaamheden besteedt. Wat jij vervolgens ook kunt gebruiken om bijvoorbeeld je uurtarief te bepalen. Ook kun je jezelf verantwoorden naar klanten of opdrachtgevers.

Ik ben een fan van de gratis online tool Toggl! Hier kun je klanten in aanmaken, maar ook projecten. Tevens is het mogelijk om meerdere mensen uit te nodigen zodat zij bijvoorbeeld ook inzage hebben. En elke week ontvang jij in je mailbox een mooi overzicht van je uren van die week ervoor welke jij zo kunt uitprinten en toevoegen aan je administratie. Echt top!

Een ander belangrijk voordeel van urenregistratie, is dat je bij voldoende uren in aanmerking kunt komen voor verschillende fiscale voordelen. Hierdoor betaal je minder inkomstenbelasting. Denk bijvoorbeeld aan de startersaftrek en de zelfstandigenaftrek. Om van deze voordelen te kunnen profiteren moet je voldoen aan het urencriterium van de Belastingdienst: je moet per kalenderjaar minimaal 1225 uur aan je eenmanszaak besteden. Dit komt gemiddeld neer op 25 uur per week.

 

Kilometeradministratie

Auto van de zaak

Voor je zakelijk gereden km’s is het slim om een administratie bij te houden. Kies jij ervoor om een zakelijke auto aan te schaffen ene tijd je hier per jaar niet meer dan 500 km privé in? Dan hoef je geen bijtelling te betalen. De Belastingdienst vraagt je dan wel om een sluitende kilometerregistratie bij te houden om dit te kunnen aantonen. Voor een sluitende kilometerregistratie noteer je van elke rit:
– de datum
– de begin- en eindstand van de kilometerteller
– de plaats van vertrek
– de plaats van bestemming
– of het een zakelijk of privé rit is

Rij je jaarlijks toch meer dan 500 km privé in je zakelijke auto, dan betaal je wel bijtelling. Dit zijn de fiscale kosten van het privegebruio van een auto van de zaak.

 

Privé auto

Heb je geen auto van de zaak, maar rijd jij wel zakelijke km’s in je privé auto?

Ook dan is het heel verstandig om een registratie bij te houden van de gereden zakelijke km’s. Voor deze km’s kun je namelijk een vergoeding van € 0,19 per km vragen. Waar je wel op moet letten is dat de woon- en werk kilometers – dus van je huis naar de locatie van de klant of opdrachtgever – geen zakelijke km’s zijn. Moet je voor een klant of opdrachtgever op pad, dan gelden die km’s wel als zakelijk.

 

Tip!

Graag wil ik je de volgende tip geven: plan altijd tijd in je agenda om je administratie goed bij te houden! Je urenregistratie werk je elke dag bij, je kilometerregistratie werk je elke keer bij als je een zakelijke afspraak hebt, etc.

Waarom? Het bijwerken van een geordende administratie neemt veel minder tijd in beslag! Believe me…..

 

0 responses on "Administratie opzetten, wat komt er allemaal bij kijken?"

Leave a Message

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

top
Copyright © 2018 - VA Platform - All rights reserved